Muitas empresas ainda não se deram conta da complexidade e dos impactos que a entrada em vigor da nova etapa do Sistema
Público de Escrituração Digital - SPED vai causar em suas operações, notadamente nos seus processos operacionais e no seu sistema de gestão empresarial: a Escrituração Fiscal Digital EFD-PIS/Cofins. Esta apatia acontece por diversas razões, mas na maioria dos casos é por desinformação, ou pela cultura bem brasileira de se deixar tudo para última hora, ou até mesmo por acharem que a nova versão do seu ERP a ser liberada pelo fabricante irá resolver tudo "automaticamente", o que é um enorme engano.
Isto significa dizer que a maioria das empresas brasileiras deverá gerar o arquivo EFD-PIS/Cofins, validá-lo, assiná-lo digitalmente e transmití-lo
ao ambiente Sped até o 5º dia útil de Fevereiro ou Março de 2012, de acordo com os grupos I, II e III do quadro acima, e a partir daí enviá-lo mensalmente.
Por outro lado, aquela prática comum das empresas
que se vêem envolvidas em novas obrigações governamentais aproveitarem a possibilidade de retificação de documentos quando os
prazos apertam converte-se, principalmente com o advento do EFD-PIS/Cofins, em um grave risco, pois o Fisco agora tem
aparatos tecnológicos sem precedentes. As entregas de documentos são
cruzadas, então eles conseguem saber onde a empresa mexeu e identificar a
existência de problemas de processos na empresa.
Apesar de ser mais uma etapa da implantação do SPED, os cuidados que devem ser tomados em relação às outras fases,
no entanto, devem ser redobrados. Embora muitas empresas já tenham um
histórico de adaptações ao SPED, a EFD-PIS/Cofins é muito mais complexa, pois exigirá grandes mudanças nas
rotinas fiscais e contábeis das empresas, principalmente entre as que
estão enquadradas no regime do Lucro Real, que apuram o PIS e COFINS
pelo regime não-cumulativo (débitos e créditos).
O atendimento à nova exigência será praticamente impossível sem um software de gestão ERP, pois os débitos e os créditos relativos ao PIS e à
Cofins deverão ser apurados e informados no SPED seguindo critérios tais
como “por produto” ou por “item do serviço”. Ou seja, a empresa poderá vender na mesma nota fiscal produtos
“tributados” e “não tributados” pelo PIS/Cofins, de modo que a
tributação será por item da nota fiscal, com base na sua classificação
fiscal e outros parâmetros.
Atualmente, a apuração do PIS/Cofins é feita na maioria dos casos pelo total da nota
fiscal. Portanto, será necessário um
sistema “parametrizado” para gerar as informações analíticas, visto que a
tributação do PIS/Cofins será por item da nota fiscal, tanto nas saídas quanto nas entradas, incluindo aí as de serviço. É importante acrescentar que “nos casos em que não apuram receitas e créditos de modo
preciso, não se podem usar rateios nem proporções, sob pena de a
autoridade tributaria cobrar explicações”, argumenta a advogada Juliana Ono, diretora da Fiscosoft.
Assim, o sucesso
na implementação das etapas anteriores do SPED, como o contábil e o fiscal, não garantem o mesmo feito no
PIS/Cofins. Lembro que, diferente do que foi o SPED
Fiscal, onde já tínhamos uma cultura fiscal com livro de entrada, saída,
estoques e apuração de ICMS e IPI, no caso da EFD-PIS/Cofins temos
uma situação diferente: não existiam livros de apuração oficiais de PIS e
do Cofins, uma vez que cada empresa apurava seus dados e impostos de
uma forma, alguns “olhando” para a contabilidade e outros para notas
fiscais, eletrônicas ou não. As regras do DACON, baseadas na
contabilidade, não se aplicam na nova sistemática. A EFD-PIS/Cofins exige dados
detalhados
até o nível de item de documento fiscal, como já falei.
As empresas adaptaram a sua forma de trabalhar para atenderem ao SPED, mas em muitos casos não
atentaram para a qualidade das informações que estavam entregando, concentrando-se na parte sistêmica, no layout, mas não
observando a qualidade dos dados. No caso da EFD-PIS/Cofins, se um produto
estiver classificado incorretamente, a companhia pode perder capital,
pagar tributos que não deveria, e por aí vai. Por isso, vários processos
empresarias implementados nos ERPs precisam ser reavaliados para que satisfaçam as novas necessidades.
E por falar em sistema de gestão ERP, muitos deles ainda não estão adequados à nova
sistemática, o que acrescenta um risco ainda maior para as empresas. Por outro lado, mesmo que o ERP já esteja compatível, a configuração
dos cadastros, as parametrizações, tratamento das transações retroativas
ao período de apuração (quando for o caso), além dos testes e validações, podem levar de 2 a 4
meses de muito trabalho.
Outro ponto de atenção é a quantidade de empresas enquadradas para a EFD-PIS/Cofins. Devemos imaginar o tráfego que
terão de suportar os servidores da Receita Federal em Fevereiro de 2012.
O volume de um arquivo do SPED Contábil é muito menor que o da EFD-PIS/Cofins. Lentidão, falha na transmissão, versões novas dos programas validadores, mudanças de regras (por exemplo, há duas semanas saíram novas exigências/registros para empresas baseadas no Lucro Presumido), e
outras casualidades... Vai ser complicado deixar tudo para a "última hora" e querer entregar de uma vez.
Uma dificuldade adicional trazida com o novo modelo, segundo Edson
Lima, da IOB, afeta muito as empresas que possuem múltiplas unidades. Todas
as unidades precisarão "conversar" com a matriz, que deve gerar um arquivo único
e enviar ao Fisco.
Levando o foco para as áreas de TI, as exigências fiscais trazidas pela EFD-PIS/Cofins devem representar
uma nova era: é a oportunidade para que
saiam da mesmice e apareçam com propostas e oportunidades de projetos
que melhorem não só os processos internos, mas também a gestão da
empresa como um todo. Também devem se posicionar como integradoras, fazendo com que as demais áreas, tais como a fiscal e a contábil, assumam seus papéis e responsabilidades no processo. Se não se posicionarem assim correrão um grave risco de serem responsabilizadas pelos eventuais problemas com relação ao EFD-PIS/Cofins.
Ah, e para não ficar monótono, vem aí o SPED e-Lalur ...
